دانلود مقاله سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین با pdf دارای 62 صفحه می باشد و دارای تنظیمات در microsoft word می باشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد دانلود مقاله سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین با pdf کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی می باشد.
این پروژه توسط مرکز مرکز پروژه های دانشجویی آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد می باشد و در فایل اصلی دانلود مقاله سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین با pdf ،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد
بخشی از متن دانلود مقاله سیستم خرید و کنترل انبار شرکت سیمان آبیک قزوین با pdf :
تحقیقی قابل احترام و ارزش است که بتواند به راحتی منظور و هدف خود رابه مخاطب بیان کند . پس بنابراین محقق باید قلم شیوایی را بکار گیرد و همچنین سعی کند خود تمام اصطلاحات و الفاظ تخصصی که ممکن است تفهیم مطلب را برای مخاطب دچار مشکل نماید خوب تعریف کند و در جای صحیح بکارگیرد .
به طور کلی میتوان گفت ادبیات مخصوص یک تحقیق می تواند آنرا جذاب ، مفید و عامه پسند نماید . بگونه ای که حتی دیگران را در انجام تحقیقیاتی در آن زمینه یاری نماید .
فصل اول: مباحث نظری
تعاریف:
هر سیستم از اجزائی به وجود آمده است و هر جز از اجزای نقش ویژه ای را بر عهده دارد.
سیستم- سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود، کلیت جدید را احراز کرده ، ضمن پیروی از نظم و سازمان خاص در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت کند. مانند سیستم بدن انسان، سیستم آموزشی کشور
عناصر اساسی سیستم، عبارتند از: درونداد (داده)، فرآیند تبدیل، برونداد(ستاده)و بازخور. سیستم با ترکیبی که گفته شد، از محیطی که درآن محاط شده است تأثیری می پذیرد و برآن اثر می گذارد.
در یک نگرش سیتماتیک به سازمانها، چهار نوع ورودی از محیط دریافت
می دارد، که شامل (مواد، نیروی انسانی، منابع مالی و اطلاعات) است .سازمان این ورودی ها را با دراختیار گرفتن تکنولوژی تبدیل کرده و تغییر شکل می دهد، و سپس آنها را از نو بصورت (کالا و خدمات، سود و زیان، رفتار کارکنان و اطلاعات اضافی) به محیط آورده و در نهایت بر حسب زوجیهای خود، باز خورد لازم را از محیط دریافت می دارد. (عقدائی، 1377).
در یک طبقه بندی از سیستم آنرا به دو قسم سیستم باز که با محیط خود در ارتباط است و سیستم بسته که با محیط خود ارتباط برقرارد نمی کند در نظر
می گیریم.
هر جزء در سیستم از مسئولیتی مشخص و تعیین شده برخوردار است و عملکرد های خاص هر یک هر چند متفاوت، اما باعث حرکت کل سیستم به سوی هدف می گردد.
خروجی سازمان ورودی
شکل شماره 1-2 ، سیستم
خرید – خرید جریانی است که طی آن، خریدار تلاش می کند تا مواد اولیه، قطعات یدکی، خدمات و ملزومات را در بهترین کیفیت، عالی ترین قیمت و مناسب ترین کمیت، از بهترین منابع تهیه و خریداری نماید. (عقدائی، 1377)
اهداف بخش خرید:
1- حمایت از واحدهای عملیاتی مؤسسه از طریق جریان مداوم و منظم مواد و خدمات.
2- به حداقل رساندن زیان ناشی از فساد و از مدافتادگی و سرقت موجودیها در مؤسسه.
3- تهیه و شناسائی و تعیین جایگزینی مطمئن برای عرضه کالاها و مواد و; .
4- بر قرار روابط مداوم و خوب با فروشندگان کالاها تا رفتار حمایتی فروشندگان را موجب گردد.
5- ایجاد هماهنگی کامل با سایر ادارات مؤسسه.
6- کمک در بهبود و توسعه سیاستها و روشهایی که رسیدن به اهداف دیگر را به نازلترین قیمت میسر می نماید.
7- خرید عاقلانه و رقابتی . (انواری رستمی،1378)
اصول و موازین پنجگانه خرید:
بی تردید، یکی از وظایف بخش خرید، تأمین نیازهای مؤسسه بصورت مطلوب در جهت سود آوری بیشتر است. برای دستیابی به این هدف رعایت موارد زیر امری ضروری است:
1-کیفیت مطلوب
عبارت کیفیت مطلوب به مفهوم مناسب بودن محصولات و کالا در جهت مقاصد تعیین شده است. با توجه به این نکته که هرچه کیفیت مرغوبتر باشد قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.
2-کمیت مطلوب
انجام خرید در حجم مناسب در گرو آشنایی کامل با تمامی بخشهای سازمان و نیازهای آن می باشد. خرید به میزان اضافی، سبب افزایش هزینه های انبار داری و راکد شدن بخشی از سرمایه های جاری شرکت می گردد. و خرید به میزان کمتر باعث ایجاد وقفه در خط تولید می گردد.
3-قیمت مطلوب
یکی از مؤثرترین عوامل در خرید، قیمت می باشد.
برای دستیابی به قیمت مناسب و معقول، رعایت این موارد الزامی است:
الف- تحقیق و مطالعه همه جانبه و گسترده در زمینه قیمتها در سطح بازار
ب- برقرار رابطه ای صحیح، سالم و وسیع با فروشندگان و تولید کنندگان.
4-زمان مطلوب
هدف از خرید، در وقت و زمان مناسب، کاهش تغییرات نامطلوبی است که معمولاً در سطح قیمت، در وضعیتها وزمانهای متفاوت رخ می دهد.
5-منبع مطلوب
از میان فروشندگان، بهترین و مطمئن ترین آنها، یعنی فروشندگانی که نسبت به تعهدات خود پایبند هستند را انتخاب می کنیم . برای دستیابی به یک منبع مناسب باید برنامه های صحیح و مطالعات همه جانبه و عمیقی داشت.(عقدائی،1377)
وظایف و مسئولیتهای بخش خرید:
1- بخش خرید موظف است، نسبت به خریدهای ضروری سازمان با عنایت به محدودیتهای حاکم بر سیستم اقدام نماید.
2- کسب اطلاعات دقیق، با توجه به نیازهای متفاوت سازمان و نیز نیازهای مصرف کنندگان.
3- واحد خرید نماینده مستقیم و بلامنازع شرکت در مذاکرات خرید و انعقاد قرار دادهاست.
4- مسئولیت تعیین منبع یا منابع خرید به عهده واحد خرید است.
5- بررسی قیمتهای موجود و شرایط دقیق خرید و چگونگی اخذ ضمانتها
( عقدائی، 1377)
ارتباط بخش خرید با بخشهای دیگر:
اجزای سیستم سازمان بخشهایی چون مالی، تعمیر و نگهداری، انبارها، تدارکات، تولید و غیره با هم در تعاملند . تبادل اطلاعات بین اجزاء و واحدهای سازمان پایه سیستم اطلاعاتی مناسب بشمار می رود. اطلاعاتی که به بخش خرید
می رسد را می توان به سه دسته تقسیم نمود:
الف) اطلاعاتی که از بیرون به بخش خرید می رسد عبارتند از :
– امکانات تولیدی فروشنده.
– منابع تأمین مواد اولیه.
– شرایط عمومی بازار و وضعیت مواد اولیه درآن.
– امکانات حمل ونقل و هزینه های آن.
ب) اطلاعاتی که از بخش خرید به قسمتهای مؤسسه می رسد عبارتند از :
– اطلاعات مدیریت از شرایط اقتصادی بازار.
– اطلاعات مربوط به کیفیت به امور تولید.
– اطلاعات مربوط به سفارشات به انبار.
– اطلاعات مربوط به قراردادها به امور حقوقی.
ج) اطلاعاتی که از داخل مؤسسه به بخش خرید داد می شود عبارتند از :
– میزان موجودی مؤسسه .
– وضعیت نقدینگی مؤسسه وروند آن بطور طبیعی.
– امکانات حمل و نقل داخلی مؤسسه.
– تصمیمات متخذه توسط، مدیران رده بالا. (انواری رستمی، 1378)
فرآیند یا مراحل خرید خارجی:
مراحل خرید خارجی به شرح زیر می باشد :
1- بررسی نیازمندیها و برنامه ریزی جهت آنها و تهیه برنامه سفارش خرید مناسب.
2- بررسی راه حلها یا گزینه های متعدد( بسازیم،بخریم اگر آری از چه طریقی اجاره کنیم و;) .
3- مکاتبه و تماس با فروشندگان.
4- گرفتن Quotationیا Offerاز فروشندگان.
5- گرفتن پیش فاکتور یا Proforma)Invoice) از فروشندگان.
6- تکمیل فرم درخواست ثبت سفارش در مراکز تهیه و توزیع کالا.
7- بیمه کردن کالا و اخذ شماره اعتبار.
8- تخصیص ارز وگشایش اعتبار و دریافت اسناد حمل طبق توافق.
9- ارسال کالا و ورود آن.
10- ترخیص کالا. ( انواری رستمی، 1378)
انبار- به ساده ترین بیان انبار فضا و مکانی است که درآن عمل نگهداری صورت می پذیرد. (عقدائی، 1377)
انواع خریدها:
عملیات خریددراین مجتمع بطورکلی به دونوع صورت می گیرد:
1-خریدهای داخلی
2-خریدهای خارجی
انواع شیوه هادرخریدهای داخلی:
خریدهای داخلی خودبه چندروش صورت می پذیرد:
الف:سفارشهای ساخت باتنظیم قراردادهای ساخت باصنایع داخلی
ب :سفارشهای ساخت باواحدهای درگیرشرکت (کارخانه ماشین سازی البرز،کارخانه ریخته گری دورود)که از زیرمجموعه شرکت سهامی عام سیمان فارس وخوزستان هستند،
ج :سفارشهای ساخت بابرگ سفارش کاردرداخل کارخانه
د :درخواست خریدهائیکه ازبازاراجناس وقطعات به صورت آماده خریداری می شوند
الف : سفارشهای ساخت با تنظیم قراردادهای ساخت با صنایع داخلی:
دراین روش ازخریدهاکه چندین سال است دراین مجتمع انجام می شود.بدین شکل عمل می شودکه اولاًقطعه ویاکالای موردنیازمعمولاًبصورت آماده دربازارهای فروش وجودنداشته ولذالازمه آن سفارش ساخت می باشد.دراینجانحوه انجام کارکه منجربه تنظیم قراردادمی شودبه سه روش صورت می گیرد:
1-اقدام وارتباط مستقیم مسئولین واحدهاباواحدامورقراردادهاوتدارکات
2-اقدام وارتباط مسئولین باانباروبرقراری ارتباط بوسیله انبار با واحد امور قراردادها وتدارکات.
3-صدوردرخواست خریدازطرف انبار.
1-روش اول:
این روش بدین شکل است که مسئولین واحدهای تولیدی کارخانه طی تماس تلفنی باانبارویاصدورحواله انباربرای گرفتن قطعه خاص خودازانبارمتوجه نبودن ویاصفربودن موجودی انبارازآن نوع قطعه موردنیازخود می باشند.وازآنجائیکه نیازمندآن قطعه هستندوبعضاً علم بدین موضوع دارندکه این قطعه به صورت آماده دربازارنیست.
لذاخوداقدام به برقراری تماس باواحدتدارکات وامورقراردادها نموده وصحبت های مقدماتی راانجام می دهند. دراین رابطه قسمت درخواست کننده می بایستی اطلاعات
موردنیازواحدامورقراردادهاراکه معمولاًشامل ترسیم قطعه ازلحاظ فنی،آلیاژتشکیل دهنده قطعه ،ابعاد،اندازه تعدادموردنیازدراختیارواحدامورقراردادها گذارده واگرضروری باشدیک زمان کوتاه برای ساخت آن تعیین می کننددرغیراین صورت درشرایط عادی قرارمی دهند.
ازاین مرحله به بعدامورقراردادهابایداقدامات خودراآغازنمایدمعمولاًساخت منابع سازنده قطعه وشاید مثلاً مورد را درآرشیو خودداشته باشندکه کدام سازنده دارای شرایط بهینه ازکلیه جهات،کیفیت
روش اول آنکه به انبارتحویل شده وانبارپس ازطی مراحل لازم آن قطعه رابه واحد مربوطه تحویل نماید.
روش دوم آنکه کالاوقطعه بدون آنکه به انبار بیاید مستقیماً به واحدمصرف کننده تحویل شود.البته درحال حاضربیشتراینگونه عملیات خریدباروش اول صورت میگیرد.
روش دوم:
2-اقدام وارتباط مسئولین باانباروبرقراری ارتباط بوسیله انبار با واحد امور قراردادها و تدارکات.
دراین روش واحدهای تولیدی قطعه موردنیازخودراازانبارطلب کرده که باصفربودن ویابعضاًنبودن سوابق(یعنی برخی ازقطعات درانبارسابقه خریدوموجودیت ندارند)مواجه می شوند. دراین گونه مواردازآنجاکه انباربرای این کالاوقطعه خاص سابقه ای نداردازواحدتولیدی درخواست خریدداخلی طلب می کندبطوریکه درفرم موردنظر واحدهای تولیدی قطعه موردنیازخودرادرآن نوشته ومشخصات کامل آن قطعه را قید می نمایند.پس ازنوشتن مشخصات مسئول واحدتولیدی می بایست آن راامضاء نمایدوپس ازامضای وی مدیریت کارخانه . یا معاونت کارخانه باید آن را امضاء نماید.این فرم که درسه نسخه تنظیم می گرددتوسط واحدتولیدی بشرح فوق تکمیل وبه انبارتحویل می شود.یک نسخه ازآن راقسمت سفارش دهنده برای بایگانی خودبرمی داردودونسخه به انبارتحویل می شود.پس ازرسیدن درخواست به انبار
می بایست اقدامات نسبت به خریدصورت گیرد.
در اینجا ابتدا انبار بخش انتهائی درخواست خریدراکه گواهی موجودیاعدم موجودی قطعه است تکمیل وامضاء می نمایدپس ازاین موردواحدسفارشات اقدام به تنظیم درخواست خریدداخلی می نماید(شرح این درخواست درآینده ازنظرتان خواهدگذشت.)پس ازتنظیم این درخواست خریدامضاءهای مربوطه رااخذ
می نمایندوبه تدارکات ارسال وواحدتدارکات این گونه درخواستهاکه لازمه آن سفارش ساخت باشدبه امورقراردادهاوبعضاً به کارپردازیکه درهمین رابطه کار
می کندتحویل وآنهانیزاقدام لازم رابرای خریدآن انجام می دهند.
انبارمعمولاً ست( SET)مصرفی آن قطعات راازواحدهای فنی اخذمی کندوعلاوه برنیازفعلی واحدتولیدی تعدادی نیزبرای ذخیره جهت مصرف آینده وایجادسابقه درانباردرنظرمی گیرد.پس ازافتتاح سابقه درصورت نیازبعدی احتیاجی به درخواست خرید قسمت نمی باشدوانبارخوددرخواست خریدبعدی راصادرخواهدکرد.
روش سوم:
3-صدوردرخواست خریدازطرف انبار:
دراینگونه مواردمعمولاًانبارسابقه اجناس راداردوبه محض به حداقل رسیدن ویاصفرشدن قطعه انباراقدام به صدوردرخواست خریدآن می نماید.تدارکات بامطالعه ایکه انجام داده آن رادرقسمت سفارشات قرارمی دهدوپس ازساخت قطعه راتحویل انبارمی دهد.
ب:سفارشهای ساخت باواحدهای درگیرشرکت (کارخانه ماشین سازی البرزکارخانه ریخته گری دورود)
واحدماشین سازکه قبلاً(تاسال1368)جزءکارخانه سیمان آبیک بود از سال 68 از کارخانه جدا و به عنوان واحدی مستقل عملیات خودراانجام می دهد.لذادرصورت نیازکارخانه به یک قطعه می بایست اقداماتی صورت گیرد.ماشین سازی ازتوان ساخت بالائی برخوردار است که بیشترنوسازی است در اینجا نحوه عمل به این شکل است که مسئولین واحدهابا ارتباط باواحدماشین سازی قطعات موردنیازخودرابه آنهاسفارش میدهند.
درسفارش،مشخصات قطعه ، ابعاد ، اندازه،تعدادموردنیازبه واحدماشین سازی داده م
ی شود.ماشین سازی پس از بررسیهای لازم خودمانندتعیین قیمت زمان تحویل قطعه اقدام به ساخت می نماید.ساخت قطعه درماشین سازی مثل سایرمنابع خارجی چندان نیازی به تنظیم قراردادنیست وبامذاکره ضمنی بامجتمع به توافق می رسند.
معمولاً انباردراینجاازحیطه کارخارج است. پس از ساخت قطعه مسئولین واحدها قطعات را تحویل گرفته که بیشتر مواقع ازنظرهزینه ساخت به هزینه قسمت درخواست کننده منظورمی شودوقبض انبارصادرنمی شودبعضی اوقات نیزصرفاًبرای قبض انبارکه مجوزپرداخت هزینه باشدقطعه به
انبارتحویل می شود.کارخانه
ریخته گری دورودنیزشرایطی شبیه ماشین سازی داردبااین تفاوت که صرفاًریخته گری است.
ج:سفارشهای ساخته بابرگ سفارش کاردرداخل کارخانه:
این مواردازسفارش بدین شکل است که واحدهای تولیدی درصورت نیازبه یک قطعه خاص وعدم وجودآن درانبارنسبت به ساخت آن درکارخانه اقدام
می نمایند.کارخانه سیمان آبیک خودداری توان ساخت بالفعل وبالقوه ای است که واحدهای ساخت داخل کارخانه عبارتنداز:
-واحدریخته گری که توان خیلی خوبی درساخت زره ها،پیچ مهره هاوقطعات ریخته گری مختلفی دارد.
-واحدتعمیرخانه واحدی است که کارهای نوسازی ،ساخت وسائل،ساخت قطعات مختلف کارخانه بااستفاده ازابزارآلاتی چون دستگاههای تراشکاری ، دستگاههای نورد ،جوشکاری انجام می دهد.
سفارش ساخت این نوع قطعات باصدورکاربرگ توسط واحدمتقاضی وصدورکاربرگی ازسوی حسابداری صنعتی (که براساس کاربرگ قسمت صادر
می شود)آغازوبدین سان آن درخواست قابلیت اقدام به خودگرفته وساخته
می شود.هزینه ناشی ازساخت این قطعه توسط حسابداری صنعتی مشخص وبحساب قس
مت درخواست کننده منظورمی شود.
گاه واحدهای تولیدی به مقدارزیادی سفارش ساخت می دهندیعنی علاوه برنیازفعلی یک پیش بینی برای آینده می کنند.برخی ازمسئولین این مقداراضافی رابه انبارتحدیل می دهندکه باصدورقبض انبارهزینه ساخت مربوط به قطعه به عنوان دارائی درانبارنگهداری می شود.واحدمصرف کننده به مرورآن رامصرف
می نماید.مسلماًاگرازاین توان استفاده شودکارخانه ازپرداخت مبالغ کلان باقیمت های کنونی بازارجهت خرید قطعات موردنیازخودمعاف وازاین حیث صرفه جوئی عمده وسودقابل توجه ای نصی
ب خودمی گرداند.
البته درحال حاظر ازاین جهت اصلاًکارمهمی صورت نمی گیردوبیشترازبیرون استفاده می کنند.تاحدودی ازریخته گری مجتمع استفاده می شوداماتوان ریخته گری خیلی بیشترازاستفاده فعلی است.
د:خریدقطعات ولوازم به صورت آماده ازبازار:
این نوع درخواست خریدهانیزبه دوشکل صورت میگیرد.
1-درخواست خریدقطعاتیکه سابقه خریدومصرف درانباربرای آنهاوجودندارد.
2-درخواست خریدقطعاتیکه درانبارسابقه مصرف وخریددارند.
1-مورداول مربوط به درخواستهائی است که درانبارسابقه خریدومصرف نداردکه خوداین امرناشی ازچندعلت است:
الف:قطعاتیکه عملاًدرواحدهای تولیدمورداستفاده قرار می گرفته واقعاًوجودداردامابخاطرآنکه درزمان نصب کارخانه این گونه قطعات درانباربرای آنهاثبتی صورت نگرفته وسابقه ای ایجادنشده،مستقیماًبه واحدمصرف کننده تحویل شده وتاکنون آن قطعه کارمی کرد.درحال حاظرخراب شده ویاازهمان نوع قطعه آنقدرزیادبود ودرداخل قسمت مصرف کننده یدک آن دراختیارقسمت بود.
لذاواحدمصرف کننده بدونه آنکه فکری برای تامین آن پس ازخاتمه یدک نماید،آن قدراستفاده می کندکه وقتی قطعه ازکاربیافتدوموجودی هم نداشته باشنداقدام به درخواست خریدمی نماید،غافل ازاینکه انبارازاین قطعه سابقه ای دردست ندارد.
ب:قطعاتیکه درحال حاظر درجهت توسعه استفاده می شود.معمولاًدراثرتوسعه وایجادیک واحد جدیدمثلاًدر واحدتعمیرات برق نیازبه لوازم وقطعاتی است که بایدتهیه ودرراستای اجرای طرحهای جدیدازآنهااستفاده شود.
ج:قطعاتیکه دراثرتغییرسیستم تولیدی یاعملیاتی واحدبه کلی تغییرکرده وقطعات ولوازم جدیدجایگزین آن می شود.
د:برخی ازلوازم واجناس رفاهی یاایجادتسهیلات برای کارکنان،مثلاًخریدهائی برای مدارس کارخانه لوازم آزمایشگاهی،لوازم مربوط به باشگاههای ورزشی،اجناس ولوازم مصرفی درمهمانسراومشابه این موارد;
تمامی مواردفوق موضوع بندالف الی د که ازآنهایادشده بایدواحدهای متقاضی درخواست خریدداخلی تکمیل نموده وبه انبارتحویل نمایند.چراکه انبارسابقه ای برای این نوع کالاهاندارد.لذاپیش بینی چیزی که سابقه نداشته باشدمشکل وامکان پذیرنیست.
2-درخواست خریدقطعاتیکه درانبارسابقه مصرف وخریددارند:
این نوع درخواستها،عمده کارها وخریدهای داخلی کارخانه راتشکیل
می دهنددراینجانحوه عمل بدین شکل است که برای کلیه کالاهاوقطعاتیکه درانبارسوابق مصرف دارند.به محض به حداقل رسیدن،ازطرف انباراقدام به صدوردرخواست خریدمی نماینداین درخواست درچهارنسخه تنظیم می گردد.
نسخه اول :آن به تدارکات
نسخه دوم :به حسابداری انبارها
نسخه سوم:سفارشات انبار
نسخه چهارم:مربوط به انبار می باشد.این درخواستهابوسیله حروف الفبا هریک ازانبارهاراهم تفکیک می نماید.مثلاًانبارفنی سری (ج)ازاین درخواستها
می باشد.درخواستهادارای شماره بوده وبه ترتیب شماره صادرمی گردند.دراین درخواستهامعمولاًستون اول که مربوط به موجودی انباراست تکمیل نمی گردد.
توجیه آن این است که نبایدواحدها یاافراددیگرمثل واحدتدارکات ویاهرکس که به نوعی این درخواست رامی بیندازموجودی انبارمطلع شوندوستون بعدی مربوط به کدکالااست که واحدسفارشات آن را تکمیل می کند.ستون سوم برای نام کالاوستون چهارم مشخصات فنی است ،اطلاعات موردنیازاین ستونهاازکاردکس تکمیل می گردد.
ستون ششم تعداددرخواستی نیزدرحال حاضربرای مدت یکسال پیش بینی شده وضعیت خاص بازارداخلی و الزامهای دیگرمثل نقدینگی موجب تعیین مدت یک سال می شود.درشرایط ثبات درخواستهای داخلی شش ماهه تعیین می گردد.
ستون هفتم مربوط به واحددرخواست کننده است وآن درصورتی است که درخواست کننده واحدهای تولیدی باشند.دراین گونه مواردکه انبارسابقه مصرف وخریدنداشته باشدنام واحددرخواست کننده رادرآن قید می کنند.
ستون هشتم اصلاًتکمیل نمی شود.ستون نهم نیزتکمیل نشده وکاری باآن نداریم البته این
مواردازنقیصه این فرم بایدبحساب آیدکه درقسمت های بعدی عنوان خواهدشد.قسمت آخراین فرم که توسط واحدتدارکات تکمیل می شود.بالای فرم نیزنام انبار،کدانبار،تاریخ درنظرگرفته شده این درخواست پس ازتکمیل امضاءی آن معتبروتدارکات ملزم به خریدقطعات مورددرخواستی می باشد.
عملیات خریددرتدارکات:
همانطورکه قبلاًاشاره شده عملیات خریدواصولاًوجودقطعات موردنیازواحدهای تولیدی ازاهمیت ویژه ای برخورداراست.یکی ازواحدهای مؤثرواصلی درگیرخرید،واحدتدارکات می باشد.واحدتدارکات زیرنظرمدیریت بازرگانی انجام وظیفه می نمایدودارای یک سرپرست وحدودهشت نفرکارپردازبوده وبه همراه چهارنفرواحد اداری مشغول بکاراست .ذیلاًمراحل عمل این واحدموردبرسی قرار
می گیرد .
تدارکات عملیات خریدخودرابه چندروش انجام می دهدکه عبارتنداز:
انواع روشهای خریددرتدارکات:
1-خریداجناس واقلام قطعاتی که ازطریق مدیریت مجتمع ،معاونت مجتمع وگاه مدیران بهره برداری وفنی سفارش وانجام می گردد.
2-خریداحتیاجات میهمانسرای کارخانه
3-انجام خدمات برای کلیه واحدهای متقاضی
4-خریدهائیکه بواسطه درخواست خریدانبارهاصورت می پذیرد.
1-خریداجناس واقلام وقطعاتیکه ازطریق مدیریت سفارش صورت
می گردد.
بخشی ازعملیات خریدتدارکات راچنین خریدهائی پوشش می دهند.گرچه میزان آن نسبتاًکم است اما به خاطروجود این نوع درخواستهاوبرخورداربودن حساسیت دراین نوع درخواستهابرای تدارکات میبایستی موردبرسی قرارگیرند.
دراین گونه مواردعملیات خریدبواسطه تماس تلفنی مدیریت مجتمع ویاهریک ازمدیریتهائیکه فوقاًاشاره شده آغازمی شود.لذامجوزخریدصرفاًتماس تلفنی ویاگاه یاداشتهای کوتاه وبعضاًباقید((ضروری ))تشکیل می دهد.دراینجاکارپردازان با استنادبه دستورمدیریت اقدام بخریدمی نمایندکه پس ازخریددچارمشکل نیزمی شوند.چراکه عموماًبایدقبض انبارشوندتاهزینه خریدآنهاقانونی وبحساب گرفته شود،وتدارکات پس ازتحویل قادر به اخذ پول خودباشند.
دراینجاانبارنیزمقاومتهائی درجهت قبض انبارنکردن ازخودنشان می دهد.آنهم بدین دلیل که مادرجریان نبوده ایم وخرید بدون مجوزصورت گرفته وازطرفی تدارکات مدعی است که دستورمدیریت بوده وآنهانمی توانستند سرپیچی کنند.لذاپس ازکمی کشمکش معمولاًانبارموظف به صدورقبض انبارمی گردد.گاهی اوقات حتی نیازبه قبض انباررانیزمنتفی دانسته بادستورمدیریت آن هزینه خریدبه صورت هزینه یک قسمت وواحد متقاضی اصلی گذارده می شودوبدینسان این خریدبدین شکل انجام وپایان می پذیرد.
دراینجابایددقت نمودکه معمولاًاین گونه مواردزمانی رخ می دهدکه بیشترحالت اضطراری داشته وگاهی اوقات این مواردبدلیل آشنانبودن مدیران به سیستم (نحوه تقاضاواخذاجناس ازطریق قانونی)می باشد.لذاباید سعی شودحتی الامکان این مواردکم وکاهش یافته وعملیات خریدازمجرای طبیعی خودانجام پذیردوازبی نظمی درامورنیزجلوگیری کرده وسیستم بنحومطلوب هدایت واهداف سازمان راتأمین نماید.
2-خریداحتیاجات میهمانسرای کارخانه:
این مواردازخریدهای واحدتدارکات خریدهائی است که باهماهنگی مهمانسراانجام گرفته وانبارنیزچندان درآن دخیل نیست .گرچه این مواردمشکلی روش قبل نداردامابه جهت وسعت کاردراینجالازم بودبه عنوان یکی ازخریدهای عمده درنظرگرفته شود.دراینجایک کارپردازصرفاًدراختیارمهمانسرابوده وباکمک ودرخواست آنها اقدام به خریدمی نمایددرکارخانه سیمان آبیک روزانه برای1500نفرغذاطبخ وسرومی شودکه لازمه این تعدادغذاآماده نمودن احتیاجات
آنهاازقبیل برنج،گوشت،حبوبات وهمه اقلام موردنیازآن واحداست.
3-انجام خدمات برای واحدهای متقاضی:
این گونه خدمات نیزبخشی ازانرژی تدارکات رابه خوداختصاص داده است وکم نیست ومواردیکه واحد تدارکات پی گیرآنهاست وازآن قبیل خدمات مربوط به واحدآموزش است.واحدآموزش درپی اقدامات آموزشی خودنیازبه چاپ،نشر،ویرایش وکارهائی ازاین قبیل داردکه تدارکات این مواردرابه انجام رسانیده وهزینه آنهارابه صورت هزینه آموزش تلقی ودردفاترخودثبت می نماید.
که عموماًبادستورمدیریت مجتمع یا مدیریت آموزش انجام می پذیردویاانجام خدمات برای واحدهای تولیدی برای قطعاتی که نیازبه تعمیروتکمیل قطعات داردلذابامجوزازواحدهای مربوط ونهایتاًمدیریت اقدام به انجام این گونه خدمات
می کندوهزینه آن رانیزبه حساب واحدمتقاضی گزارده واین بابت نیزمشکلی نخواهدداشت.
4-خریدهائیکه به واسطه صدوردرخواست خریدانبارهاانجام می گیرد:
عمده فعالیت واحدتدارکات راخریدهای فوق تشکیل می دهنداین خریدهابرای چهارانبارصورت می گیرد.با صدوردرخواست خریدانبارهاوارسال آن به تدارکات کارتدارکات آغازمی شودکه روش کارآنهابشرح زیراست.
ابتداًپس ازرسیدن درخواست خریدانباربه تدارکات آنهابااستفاده ازکدکارپرداران که کارآنهاراازهم تفکیک می نمایداقلام راازداخل درخواست انباربه تفکیک درلیست یا((فرم سفارش خرید))ثبت می کنند.
کارپردازان بخاطراینکه ازتخصصشان درانجام اموراستفاده به عمل آیدکدبندی می شوندمثلاًیک کارپردازصرفاً لوازم برقی راخریداری می نمایدیاکارپردازی فقط لوازم خودروهای سنگین راخریداری می کندلذابراین اساس اقلام درخواستی انبارراازدرخواست خرید استخراج ودرفرم سفارش خریدهریک ازکارپردازان ثبت
می نمایند.
همانطوریکه مشاهده می شودآن فرم رابه دقت پرکرده ونسخه اصلی رابه کارپردازونسخه دوم رادر تدارکات بایگانی می کنندیعنی فرم دونسخه ای است البته درفرم موردقبض انبارپس ازقبض شدن جنس توسط انبارتکمیل می شودیعنی شماره قبض انباردرآن ثبت می شودوهم چنین ممکن است یک درخواست درچندین مراحله خریدومقداردرخواست شده تکمیل می گرددلذامقداردرهرمرحله نیزثبت می شود.
اولین عملیات کارپردازان پس ازاخذسفارش خریدازواحدتدارکات جستجووپیداکردن قطعات ولوازم مورد درخواست طبق مشخصات خواسته شده است که دراینجاپس ازیافتن اقلام (چون گاه ازاقلام دربازاریافت نمی شود) در بازار کارپردازان موظف به اخذاستعلام هستندکه آن هم به دوگونه زیرصورت می پذیرد:
1-استعلام های شفاهی
2-استعلام های کتبی
1-استعلام های شفاهی:
این نوع استعلام بدین شکل است که اقلام درخواستی اگردارای قیمت نازل
باشند(حداکثر300000)ریال کارپردازبامراجعه به عاملین فروش ازآنهااستعلام قیمت می گیردالبته گاهی اوقات برخی ازقطعات درکیفیت های مختلف وجوددارندکه درآن صورت استعلام نشان دهنده تفاوت قیمت ودلیل آن رانیزمعمولاًقیدمی کنند.
مثلاًبلبرینگ شماره 6203نوع چکسلواکی یاژاپنی ویاآلمانی هرکدام ازآنها
می تواند نوع کالای درخواست شده باشداما نوع چکسلواکی ازنظرکیفیت پائین ترازنوع ژاپنی وآلمانی است لذاقیمت آن نیز نازلتراست.
دراینجاانبارمواردی که لازمه آن خریدنوع خاص آن قطعه یالوازم است قید
می کندویاشفاهی هماهنگی صورت می پذیردولذاممکن است استعلام هابدین گونه باهم تف
اوت داشته باشندویامثلاًهمان بلبرینگ راازنوع آلمانی ازچندجاقیمت گرفته ونازلترین قیمت رااقدام می نمایند.
البته این فرم صرفاًبرای خریدنبوده وبرای انجام خدمات نیزبه صورت مناقصه استفاده می شودویک مورددیگرکه باتماسی که باکارپردازان داشته ایم دراین موردمشکلاتی رابیان کرده اندوازآن جمله اینکه همه فروشندگان حاضربه دادن این استعلام ها نیستندکه البته بخاطرشرایط خاص بازارداخلی است ویاگاه می گویندفروشندگان این استعلام راتادوساعت معتبر می دانندکه بازهم مشکل دارندلذابا این مشکلات درحال حاضر نیزاین فرم مورداستفاده قرارگرفته ورایج است.
البته یک موردنیزگفته می شوداستعلام هارافروشندگان پرنمی کنندوکارپردازان خوداقدام به پرکردن استعلام نموده واقدام بخریدمی نمایند.
2-استعلام های کتبی:
این نوع استعلام فرمی است که بایدفروشنده آنراپرکندمعمولاًازنظربهای معامله رقم زیادی است (از300000ریال به بالا)همانطورکه درفرم مشخص شده شماره درخواست انبار،تاریخ آن ونام ومشخصات کالا، محل تحویل تاریخ تحویل وقیمت درآن ثبت می شود.
این نوع استعلام نیزبایدازسه مرکزفروش اخذشودوضمن پرکردن تمام ستونهاوقیمت پیشنهادی نهائی فرمهارا کارپردازان پس ازتکمیل به واحدتدارکات ارائه می نمایندکه دراینجاممکن است به چندین شکل عمل شود که آن هم به میزان معامله بستگی خواهدداشت.
طبقه بندی معاملات مجتمع به لحاظ ارزش ریالی
1-معاملاتیکه تاسقف0 500000 ریال است.
2-معاملاتیکه تا سقف 20000000 ریال است.
3-معاملاتیکه تا سقف بالاتر از 20000000 ریال است.
1-معاملات تاسقف 5000000 ریال:
درصورت تائیداجناس ازنظرکیفیت تدارکات پس ازاستعلام بامجوزمدیریت بازرگانی می تواند خریداری نمایدومشکلی نخواهدداشت.
2-معاملاتیکه بالاترازسقف 5000000 ریال وتامرز20000000 ریال باشدبامجوزمدیریت مجتمع قابل خریداری است.
3-برای معاملاتیکه ازسقف 20000000 ریال بالاترباشدبایدکمیسیون معاملات تشکیل شودکه کمیسیون معاملات متشکل است ازمدیریت مجتمع،مدیریت بازرگانی ،مدیریت مالی سرپرست تدارکات است .ودرصورت نیازازافرادمؤثروفنی ویامتقاضی دعوت به عمل می آید.درصورت تصویب این کمیسیون خریدانجام می گیرد و در غیر این صورت درخواست باطل واقدامات جایگزینی ویاهرگونه چاره جویی دیگر به عمل آمده ویابه جلسات فنی موکول می شود.
تنظیم فرم گزارش خرید:
پس ازاینکه فرمهای استعلام به نوعی تائیدوتصویب شدویامعاملات پائین ترازمبالغ استعلام کتبی وکمتراز300000 ریال بودند وکارپردازان موظف به خریدکالاشدنداجناس راخریداری می نمایندوباید فاکتورهای خریدخودراهمراه باکالاداشته باشند.پس ازخریداقدام به پرکردن فرم گزارش خرید که کارپردازموظف است تمام ستونهای این فرم راتکمیل نمایدواین فرم که درپنج نسخه تکمیل
می گرددجهت اقدامات بعدی به واحدهای ذیربط تحویل می شود.
نسخه اول : این فرم جهت صدورسندبه حسابداری تحویل می شود.
نسخه دوم : به حسابداری انبارها بخاطرمنظورنمودن تعدادکالاها ی خریداری شده وقیمت آنهاومحاسبه میانگین قیمت کالاها.
نسخه سوم : به حسابداری بازرگانی برای انجام کارهای مالی و نهایتا” برای اخذ تنخواه کارپرداز
نسخه چهارم : جهت بایگانی در واحد تدارکات است .
نسخه پنجم : از آن کارپرداز است که خریدارجنس بوده است . باید امضاهای مجاز پس از تکمیل گرفته شود و همه واحدهای ذینفع در آن فرم آنرا تایید نمایند با پر کردن این فرم کار خرید در خواست های داخلی از نظر تدارکات پایان می پذیرد البته لازم به ذکر است که قطعه باید به انبار تحویل و قبض انبار از ناحیه انبار صادر شود تا پس از صدور قبض انبار انها قید شماره قبض انبار آن فرم گزارش خرید را تکمیل نماید .
خریدهای خارجی :
یکی دیگر از خریدها در کارخانه خرید های خارجی است . خریدهای خارجی اغلب و تماما” به دلیل نبودن اجناس مورد درخواست انبار در داخل انجام می شود . لذا به خاطر تفاوت احتمالی قیمت نیست ، در خریدهای خارجی نحوه عمل بدین شکل است که ابتدإ انبار که مأخذ در خواست است مطابق فرم درخواست را تنظیم می نماید تمام ستونهای آن نام , مشخصات فنی,تعداد ,کد , سازنده و اطلاعات احتمالی دیگر را تنظیم می کند . این فرم در سه نسخه تنظیم می شود .
نسخه اول : واحد سفارشات خارجی
نسخه دوم : سفارشات انبار که همان تنظیم کننده است تعلق داشته
نسخه سوم : به انبار مربوطه که کالا در آنجا نگهداری می شود متعلق است . کار انبار در این زمینه بدین شکل است که اگر از اقلام سابقه خرید و مصرف داشته باشد به محض رسیدن به میزان حداقل یا صفر اقدام به تنظیم درخواست می کند . در اینجا معمولا”از کاتالوگ ها و اسپرپارت لیست ها اطلاعات سازنده دقیقا” استخراج و ضمن قید نام سازنده آن اطلاعات نیز ثبت می گردد .
این در خواست باید توسط کلیه واحد هاییکه در فرم مشخص شده امضأ شود تا قابلیت اقدام برای واحد سفارشات خارجی داشته باشد .البته واحد سفارشات خارجی نیز زیر نظر امور بازرگانی
است و شاخه ای از واحد بازرگانی خارجی است.
تنظیم درخواست های خارجی در انبار همانند در خواست های داخلی باز ممکن است اقلامی را انبار سابقه مصرف و خرید نداشته باشد لذا در این گونه موارد نیز اقدام انبار منوط به صدور درخواستها ی خرید داخلی از مصرف کننده است که می بایستی آنها مشخصات کامل کالای درخواستی و تعداد مورد نیاز و در صورت امکان سازنده آن را به انبار بدهند .
انبار ضمن چک کردن در خواست با موجودی احتمالی اقدام به صدور در خواست خرید می نماید درخواست خریدها که به دست واحد سفارشات می رسد آنها در مرحله اول ضمن تشکیل فایل برای آنها اقدام به زدن تلکس به کمپانیهای سازنده خارجی با مشخصات خاص خود و تعداد مورد نیاز می نماید .
در اینجا اطلاعات اگر ناقص باشد سفارشات خارجی از مسئولین و مصرف کننده گان اصلی آنها کسب اطلاع می کنند که متأسفانه در بیشتر اوقات در این مورد موفق نبوده اند آن هم به دلیل نداشتن اطلاعات کامل و لازم جهت خرید می باشد. به هر جهت سفارشات با تلکس به کمپانیهای مختلف سازنده از آنها پروفرما اخذ می کنند در پروفرما قیمت کالای مورد در خواست, مشخصات و ابعاد و همه شرایط فروشنده قید شده است .
سفارشات , تمام پروفرمای رسیده را با هم تطبیق می نمایند و از جهات مشخصات قید شده و شرایط آن نیز به مدیران واحد در خواست کننده برای اعلام نظر میدهد که تایید کیفی شوند و در صورت تایید و تصویب توسط مدیران فنی و مدیریت مجتمع , یک پروفرمارا انتخاب کرده و بدینسان گشایش اعتبار می کنند . در حال حاضر نیز محدودیتهایی وجود دارد و ورود همه نوع اقلام مجاز نیست مثلا” و ورود لوازمی مثل قطعات لاستیکی ریخته گری , انواع تسمه فلکه ها که در داخل قابل ساخت است و خیلی از اقلام که ذکر آنها در اینجا نمی گنجد .
به هر حال پس از گشایش و قید زمان آماده شدن اجناس و زمان تحویل با وسیله مشخص شده مثلا”حمل دریایی و یا هوایی و یا زمینی کارخانه سر موعود به گمرک مراجعه و اجناس خود را طبق مدارک ترخیص می نمایند . وقتی که اجناس خریدار ی می شودچه از طریق سفارشات خارجی و چه از طریق تدارکات داخلی (که البته خریدهای داخلی بسیار بیشتر از خریدهای خارجی است ) به کارخانه حمل می گردد .
اولین مورد که کار روی کالا انجام می شود زدن پروانه ورودی است نحوه عمل بدین شکل است که واحد تدارکات اجناس را که می خواهد وارد کارخانه نماید واحد بازرسی اجناس را باز بینی کرده و ضمن ثبت ورود اتومبیل با شماره آن و رانندگی کار پرداز( A ) اجناس را رویت کرده و از نظر تعداد آنها را شمارش می کنند این پروانه و رودی در سه نسخه تهیه می شود .
نسخه اول : مربوط به انبار
نسخه دوم : مربوط به حسابداری انبارها
نسخه سوم : مربوط به وارد کننده کالا می باشد .
پس از انجام این کار , کار پرداز اجناس را به انبار می آورد در انبار انباردار ضمن قبول اجناس ابتدا آنرا با درخواستهای خرید مطابقت داده و اگر با درخواستی مطابقت داشته باشد تحویل و در غیر این صورت تحویل نمی گیرد . البته گاهی به دلیل زیادی اجناس و یا به علت شمار ش بالا از یک نوع مثلا” از یک نوع پیچ و مهره بیست هزار عدد خریداری می نمایند که شمارش و تحویل آن مشکل است و یا در یک روز 50 قلم اجناس می رسد .
کار پردازان همیشه شب به کارخانه می رسند لذا انبارداران اگر وقت مطابقت اجناس با درخواست خرید را در همان لحظه نداشته باشند به فردا موکول می شود و انباردار پس از شمارش و تطابق با در خواست و پروانه ورودی به عنوان تحویل گیرنده اجناس پروانه ورودی را تحویل می گیرد و نسخه کارپرداز و نسخه حسابداری را تحویل می دهد .
سپس برای فراهم نمودن کار جهت انجام کنترل کیفی اقدام می کند . واحد کنترل کیفی در انبار وظیفه اش آن است که کالا و قطعات خریداری شده را با مورد درخواست چک کرده و اگر با درخواست مطابقت داشته باشد تایید و در غیر این صورت کالای خریداری شده غیر قابل قبول تلقی می شود . انجام کنترل کیفی در این کارخانه بر اساس تجربه کاری انجام می شود . لذا گاهی شاید ما نیاز به کالایی داریم با کیفیت نسبتا” پایین که ممکن است در کیفیت بالایی با قیمت گران خریداری شود و هم چنین عکس آن نیز صادق است .
البته در نهایت کار خوبی در جهت کنترل اقلام است به هر حال پس از کار کنترل کیفی که بعضا” با مسئولین قسمت به طور هماهنگ چک می کنند یعنی اگر مصرف کننده و مسئول قسمت کالای خریداری شده را از نظر کیفی تایید نمایدقبض انبار صادر می شود . و در صورت مرغوب نبودن کالا برگشت داده می شود .
البته هر انبار برای خود یک نفر به عنوان کنترل کننده کیفیت دارد که در حال حاضر در چارت سازمانی انبارها وجود ندارد و احتمالا” در چارت سازمانی پیشنهادی برای این منظور نیز فکری شده است اما انچه در حال حاضر انجام میشود در هر انبار یک نفر کار کنترل کیفی را انجام و در نهایت یک نفر کار این افراد را تایید می نماید وآن فرد یک مهندس است ودر ابتدا وی خود برای دیدن و انجام کنترل کیفی اجناسی از نزدیک قطعات را لمس و مورد آزمایش قرار می داد ولی در حال حاضر متصدیان کنترل کیفی این کار را کرده و برای امضأ به حضو ر مسئول کنترل کیفی می رسد و ایشان نیز بدون دیدن اجناس آن را تایید کرده در جهت انجام امور بعدی به انبار واگذار می کنند و در مواردیکه اقلام مورد تایید قرار نگیرد آن را در”فرم عودت اجناس تدارکات ” نوشته و به تدارکات ویا کار پرداز مربوطه به فروشنده عودت می دهند .
نحوه خریدمواد اولیه توسط مجتمع صنعتی سیمان آبیک :
تهیه مواد اولیه اصلی ترین کار برای تولید یک کالا یا محصول می باشد. بدون تهیه به موقع مواد اولیه نمی توان کاری را آغاز کرد که به تولید محصول بی انجامد. مجتمع صنعتی سیمان آبیک نیز یک واحد تولیدی می باشد که مواد اصلی آن خاک , سنگ
, سنگ آهک , سنگ گچ می باشد و هر کدام از این مواد را از معادن مختلف تهیه می کند .
برای خرید مواد اولیه مجتمع صنعتی سیمان آبیک ابتدا به کیفیت و سپس مکان معادن با توجه به زمان مناسبی که بایستی مواد به خط تولید برسند و همچنین کمیت مواد اولیه در معادن توجه نموده است و سپس با معادن مورد نظر که مناسبترین منابع به شمار می روند قراردادی یک ساله منعقد می نمایند . اشاره به این نکته ضروریست که معادن مورد نظر از ابتدای تأسیس مجتمع صنعتی سیمان آبیک تعیین شده اند .
مجتمع صنعتی سیمان آبیک , سنگ آهک , خاک رس , سایر ترکیبات موجود از قبیل منیزیم و اکسید آلومینیم و غیره را از معدن همجوار کارخانه امتصال می نماید . این معدن وابسته به خود کارخانه می باشد و توسط مدیران مجتمع اداره می شود و نیازی به پرداخت وجه برای خرید از آن و یا عقد قرارداد نمی باشد بلکه با درخواست خرید و سفارشی که به بخش معدن داده می شود , حمل مواد به مجتمع صورت می پذیرد .
سنگ گچ از معدن سنگ گچ گچسر تأمین می شود که همواره این ماده اولیه را به خط تولید مجتمع صنعتی سیمان آبیک می رساند و همیشه طبق قرارداد سالیانه عمل می کند البته گاها” ممکن است از معدن گچ شیرازنیز سنگ گچ خریداری و تهیه شود .
سنگ آهن از معدن شمس آباد اراک تهیه می گردد که این معدن نیز طبق یک قرارداد که یک ساله تنظیم می شود عمل می کند .
مواد از معدن توسط کامیونهای بزرگ به آسیابهای خاک حمل می شود . هر واحد دارای یک واحد آسیاب خاک است . مواد در آن ریخته و آسیاب می شوند . همچنین برای هر دو واحد تولیدی یک واحد آسیاب سنگ وجود دارد . مواد پس از خرد شدن توسط نوار های نقاله به انبار های خاک حمل میشوند,ظرفیت هر انبار خاک 60 هزار تن می باشد .
همواره مجتمع صنعتی سیمان آبیک مقداری ذخیره مواد در انبار های خاک دارد تا در صورت نرسیدن بموقع مواد به مجتمع ، خط تولید دچار توقف نشود .
خرید خود سرانه برخی از مسئولین و واحدها :
در این کارخانه سیستم های خرید شاید بطور دقیق جا نیافتاده است در حال حاضر نیز برخی از مدیران و مسئولان بدون مراجعه به انبار اقدام به صدور درخواست خرید داخلی برای تدارکات را وادار به خرید درخواست خود مینماید و یا اقدام به تنظیم قراردادهای ساخت با واحدهای تولیدی و سازنده می کنند و بازهم صرفا” به این دلیل که از اقتدار در سازمان برخوردارند .
ووقتی که این خرید را گاه باید انبار قبض انبار صادر نماید در صورت قبض انبار نکردن متوسل به مدیریت مجتمع می شوند و نهایتا” انبار نیز این کار را انجام
می دهد اینکه هر واحد متولی درخواست خرید باشد رشته کارها از هم گسیخته و معلوم نیست که سازمان از این ناحیه چقدر ضرر می کند .
البته این موارد را ممکن است با تمهیداتی مثل اینکه خط تولید متوقف می شود یا به قیمت ارزان می سازند و پیش بینی نیاز آینده و از این قبیل که هیچ کدام
نمی تواند دلیلی بر این اقدامات باشند چرا که حتی در ضرورت های خیلی مهم نیز تماس با انبار مانع از سرعت کار نمی شود . لذا انبار فقط هماهنگ کننده ای که می تواند گاهی با معرفی مشابه یا احتمالا” وجود کالا در انبار از این خریدها جلوگیری نماید .
خریدهایی که کالاهای آنها فاسد شدنی است :
برخی از کالاها دارای تاریخ مصرف بوده لذا در هنگام خرید باید توجه نمود که نیاز واقعی واحد مصرف کننده و کل کارخانه را در نظر گرفته و بر اساس این نیاز درخواست خرید صادر شود ما در انبار مواردی داشتیم مثل چسبها که اجناس وارداتی نیز بودند که داخل آسیابها استفاده می شوند اما به دلیل خرید کلان در یک تاریخ بخشی استفاده و بخش اعظمی فاسد شده و باید دور ریخت از اینگونه موارد گاه در درخواست خریدهای داخلی نیز ومشاهده می شودکه باز به خاطر دلایلی چون ارزان بودن آن خرید کلان صورت گرفته اما در اثر توقف زیاد در انبار فاسد می شود ضمن اینکه فاسد می شود هزینه های نگهداری نیز به انبار بیش از مقدار ضروری تحمیل می شود که حتما” مقرون به صرفه نخواهد بود .
خریدهای غیر ضروری و بیش از حد :
برخی از خرید ها برای استفاده مثلا” 20 سال خریداری میشوند در انبارهای کارخانه سیمان اجناسی است که از زمان نصب در انبار مانده و مصرف نشده و فقط سرمایه راکد در انبار مانده و از طرفی سالانه هزینه های نگهداری نیز بر آن کالا تحمیل میشود . حتی اقلامی که از ابتدائی ترین قطعات بوده و در بازارهای کوچک در داخل کارخانه قابل ساخته بوده نیز خریداری شده و انبار گردیده البته برخی از قطعات باید خریداری شود .
اگر چه مثلا” 15 سال در انبار بماند چرا که وجود آنها برای کارخانه حیاتی است و در صورت نبودن آنها تهیه آنها چندین ماه به طول میکشد مثلا” در انبار فنی گیربکس وجود دارد به وزن 95 تن و به قیمت 250 میلیون تومان که فقط یک عدد به عنوان یدک موجود بودحال اگر این نباشد ساخت آن شاید 90 روز به طول بکشد لذا هزینه تولید از دست رفته خیلی خیلی زیاد خواهدبود اما این در حالیست که این گونه قطعات زیاد نیستند به هر حال در انبار های سیمان خریدهای اینگونه زیاد است که رکورد سرمایه و هزینه نگهداری را تحمیل می کند .
یک مورد دیگر که در خریدها باید عمل شودآن است که واحد تدارکات
می بایستی شماره درخواست خرید را هنگام تحویل اجناس به انبار روی ورودی کالا ثبت نموده و به انبار تحویل نماید اما متأسفانه بدین امر نیز عمل نمی شود و کالاهای خریداری شده بدون مشخص شدن درخواست خرید به انبار تحویل می شود.
این جهت مشکلی که بوجود می آورد آن است که انباردار می بایستی وقت طولانی برای پیداکردن شماره درخواست خرید صرف نماید در صورتی که کارپرداز با شماره درخواست خرید اقدام به خرید نموده لذا به سهولت می تواند انرا در ورودی کالا ثبت نماید اما در انبار چون درخواستهای مشابه و خریداری نشده در طی سال وجود داشته و این مشابهت موجب می گرددکه برای یافتن درخواست خاصی وقت زیادی صرف شود که بترتیبی که در بالا گفته شد قابل پیشگیری است .
کنترل کیفیت :
کنترل کیفیت در انبارهای کارخانه سیمان اجرا می شود اما اصولی نیست افرادی که برای این کار در نظر گرفته شده فنی و خبره نیستند و مسئول کنترل کیفیت که یک مهندس است به انبار نمی آید و فقط قبض انبارها را به خدمتش می برند وی امضاء میکند و به اصطلاح کنترل از راه دور است .البته آنچه باید مد نظر قرار داد آن است که در کنترل کیفیت اینگونه کارخانجات ضمن اینکه باید افراد ماهر باشند باید با قسمتهای مربوطه و متخصصین واحدها نیز هماهنگی و از تجربه آنها نیز استفاده شود این مورد به علت بالا بودن قیمت ریالی خریدها قابل اهمیت است و اگر تقویت شوند بهتر است .
استاندارد کردن قطعات :
مسئله استاندارد کردن قطعات از اهمیت فوق العادهای برخوردار است این مشکل بیشتر در خریدها علی الخصوص در خریدهای خارجی ایجاد مشکل می نماید فرضا” ما یک قطعه ای داریم به اسم یاتاقان شماره SN518 حالا ما می خواهیم از این قطعه که به حداقل یا صفر شد بخریم از أنجاییکه سابقا”این موارد به طور انحصاری عمل می شده یعنی در جهان فقط بیک کمپانی تلکس زده شده و در خواست پروفرما و قیمت می شده که به هر قیمتی که داده می شده باید خریداری
می شده واین درکارخانه سیمان مشاهده شد که اکثر خریدهای انحصاری از سازنده اصلی انجام نمیشود و معمولا” از واسطه ها خریداری می شده که مسلما”ضمن سود سازنده سودی نیز آن کمپانی می برده است .
حالا اگر بخواهیم این کالا را از جاهای دیگر بخریم باید بتوانیم این قطعه را تشریح نمائیم مثلا” وقتی می گوئیم یاتاقان ممکن است فقط برای آن کمپانی مورد نظر ما که ابتداء بطور انحصاری می خریدیم قابل شناسائی باشد لذا در SN518 تلکس به کمپانیهای دیگر خواهان اطلاعات بیشتر که قطعه را تشریح نمایند هستند . لذا باید قطعات تشریح و آنها را استاندارد نمود که در همین مورد مثلا” باید ابعاد از همه جهات اندازه گیری شوند, جنس قطعه باید گفته شود .
مثلا” درجه تحمل حرارت و کلیه مواردیکه لازم است تشریح شود تا بتوان از کمپانیهای سازنده مختلف افر گرفت و در مقایسه نازلترین قیمت را انتخاب نمود این یکی از موارد اساسی است که باید اقداماتی انجام شود که کارخانه از این ناحیه زیان زیادی می بیند که تا بحال در این جهت کاری صورت نگرفته . از طرفی این استاندارد کردن در کارخانه نیز میتواند مفید بود و در واحدها نیز استفاده شوند که شاید این مهم موجب آن شود که برخی از کالاها نیز در هم ادغام شوند و ساخت آنها حتی در داخل نیز به سهولت انجام گیرد که به دلیل وجود اطلاعات کافی در هر حال این را یک اشکال عمده در کار انبار می دانیم که در جهت رفع آن نیاز به برنامه ریزی و استفاده از متخصصین است .